挖掘档案里的民生财富争当全国档案工作排头兵

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　　建设中的中山市档案信息中心大楼。
　　近年来，随着中山市档案馆在全市推进的征集民间档案工作，档案，这个我们曾经有些陌生有些好奇的领域，逐渐走进了普通老百姓的生活里。什么样的东西才能成为档案，进入档案馆？档案是否就是深藏在历史尘埃的故纸堆？档案到底能够为我们普通人带来什么？走进档案，发掘档案里的民生财富，中山市档案馆自2005年起共征集万余件民间档案，同时，对于档案的开发利用，不仅从各个侧面还原了历史的风貌，也为市民解决了燃眉之急。今年11月，国家档案局杨冬权局长到中山调研，在小榄镇永宁社区行政服务大厅视察时感概地说：“所有到这儿的人都是利用旧档案建立新档案，档案发挥作用的范围远远大于我们过去的想象。”
　　档案深处藏历史以丰富的细节补充事实
　　在去年的春节联欢晚会上，一首《时间都去哪了？》唱响，在打动的歌声里，舞台背景展示着网络名萌子（原名赵萌萌）的“30年父女合影”，30张照片凝聚30年父女情，引人深思。中山市档案局（馆）副局（馆）长高小兵说，这就是家庭最好的档案，也是他们希望能够征集和保存的档案。
　　档案到底是什么？什么样的档案才能进入档案馆？在过去，许多人都有这样的误读：档案就是国家或者各地重大的决策的文件或材料，是为服务的，“其实这是不全面的，档案馆就是国家机构、社会组织以及个人从事、经济、社会、科学、技术、文化、教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，个人和社会组织的档案也是我们工作的对象和内容。组织机构移交的档案并不一定能详细反映历史，很多时候往往只是一句话或者一个数字，但是许多民间档案却很好地弥补了这些历史细节深处的东西。实际上，很多历史细节就在民间档案中。”高小兵表示。
　　早在2005年，中山市档案馆就启动了征集民间档案的工程，时到如今，档案馆共征集了超过一万件民间档案资料，内容涵盖了中山社会、经济、文化等历史发展方方面面的内容，还有许多深藏在民间的家庭历史和个人历史。
　　今年上半年，家住沙溪的刘先生向档案馆捐赠了一批档案，其中既有清末时期学校教育所用的地图，又有时期谿角乡求是小学的内部刊物，还有许多反映该学校的照片和资料。“我在中山的教育志和相关的正史中都没有找到这个学校的名字，但是这个学校确实存在过，照片上学生集体照的上写得清清楚楚，这就说明有些历史是被我们遗漏了的。”在这批档案中，笔者发现了一张名为“日本武力侵略中国国耻挂图”，挂图上显示了马关条约之下，朝鲜、澎湖被割占的事实。“这是一张学校里所使用的地图，也是当时学校爱国主义教育的体现。”高小兵说，在学校的内部刊物里也有当时社会的体现，还有学校建设的动态，方方面面体现了社会深处的事实。
　　档案里的民生小档案解决大问题
　　档案只有重现历史的作用吗？回答是否定的，档案在某些关键时刻还能帮助我们解决棘手的问题。前些年的一个夏日，烈日当头，一个穿着朴实甚至有点破旧衣服的中年妇女汗流浃背地来到了市档案馆，要求查询婚姻登记档案，声称其丈夫已经死亡，有两个女儿在读书，家里条件较差，现在申请领取纯女户津贴，需要当年的婚姻登记档案原始凭证。档案馆工作人员根据她提供的身份证姓名检索，却找不到档案，再通过详细询问，才发现当年登记时用的名字与现在身份证上的名字有误，于是又用以前的名字去查询，这一次很快就找到了原始档案，而这份档案就为她缓解了生计问题。我市某单位职工欧某需要办理退休，在社保局核实其工龄时，缺少其1976年知青下放农村时的证明材料，本人只记得当时是从岐江区下放到农场，因此特来档案馆求助。通过查阅馆藏石岐镇档案，在1976年的知青名册中查到了她的名字，她兴奋极了，连连说感谢：“感谢你们把档案保管的这么好，要不然我就惨了，没有这份证明材料工龄就少三年，都没有办法退休。”
　　看似不起眼的档案，往往能在关键时刻发挥意想不到的效果。2011年4月，我市某市属国有企业的三名员工走进了档案馆，该集团公司属下已倒闭的工厂的两个职工要求查找当年进厂的资料，说自己辛辛苦苦在工厂干了那么多年，最后连任何工龄都没有，如果不帮他们找到档案，他们就继续。对此，该集团领导非常重视，特意要求单位员工来到市档案馆查找资料，根据他们提供的信息，档案馆工作人员将与该集团相关的6卷档案拿出来，一页页地查找，忙碌了一上午，最终找到了所需要的证明材料，三名查阅者也松了一口气，终于了一起恶性事件的发生。
　　不久前，市民廖先生急匆匆的来到市档案馆，他急需找到有关确认他干部身份的材料。工作人员根据他提供的信息，提醒他回忆当年在单位工作时的一些细节，先后通过多个关键词在电脑中一遍一遍的搜索均无所获。不得已又用一个个曾经的同事的名字去检索，这一次终于在一份《关于批准录用李某某等十位同志为国家干部的通知》的文件中发现了他的名字，文件明确了他国家干部的身份。当看到相关文件后，廖先生激动不已，临走时他说：“太感谢你们了，这下我的干部身份终于可以得到确认了，我的退休生活也可以后顾无忧了，同时通过你们档案馆工作人员的服务，让我看到了你们是实意的在为我们老百姓排忧解难，档案利用工作是真正的为民服务的窗口啊。”
　　前些年，中山市档案馆率先在全省实行了“死亡人员档案”的管理工作，而就是这其中的一份档案，帮助了远在海外的一位中山华侨。“当时这位华侨要在海外办理房产过户等手续，需要一份能够说明家庭关系的文档，但是身边的资料翻找了半天都无法寻到，又托中山的亲戚帮忙，也难以出具。后来想到了我们这里，老先生生前所在的单位已经将这些去世的个人档案移交到档案馆，一查找果然有，正是这其中的档案帮助他解决了难题。”高小兵介绍说这样的事例，这些年逐渐多了起来。
　　创新档案管理体制机制为基层保管好档案
　　市民有了档案的，如何更好地为大家管理好档案？中山市档案局近年来以惠民生为目标不断创新档案管理体制机制。市档案局（馆）副局（馆）长陈绪波介绍，目前，全市24个镇区及279个村（社区）全部实现档案工作目标管理，21个镇区成立档案馆。实现体制创新，进一步完善“市馆分馆”模式。镇区档案馆加挂中山市档案馆分馆牌子的“市馆分馆”模式，在很大程度上改变了我市镇区档案工作的落后面貌，加快了镇区档案事业的发展步伐。镇区档案馆成为了真正意义上的镇区机关常设机构，从根本上改变了以往镇区档案工作没有正式机构和专职人员的状况，这对推进新农村建设档案事业全面发展具有重要意义。同时积极探索“村档镇管”模式，“村档镇管”是我市基层档案部门适应档案工作发展、创新档案管理方式的一种尝试。如阜沙镇采取“集中整理与移交”的方法，即每年6月底前，将各村（社区）档案员分批集中到档案馆内，让他们各自整理本村（社区）上年度形成的各类档案。档案整理完毕后，即将文书、基建、土地管理、户籍管理、计划生育、婚姻、社保等类别档案移交镇档案馆统一存放和保管，会计、实物、照片档案则由各村（社区）自行保管，镇档案馆接收一套档案目录。陈绪波表示，“村档镇管”在降低村（社区）行政运行成本、确保村级档案安全保管、规范村级档案管理等方面具有积极意义。
　　正是中山市档案局档案馆工作人员多年的努力，让中山市的档案工作走在全国、全省前列，今年5月，国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权到中山调研时兴奋地说：“走了全国这么多地方，觉得中山的档案工作在地市一级是最全面的，希望把中山作为基层联系点，以中山为典型示范，号召其他地方向中山学习。”9月24～25日，国家档案局副局长、中央档案馆副馆长许士平率队到我市进行档案行政执法检查；6月9～10日，《中国档案》总编邓小军到我市进行专题采访报道；省档案局莫震局长多次对中山市档案局馆、小榄镇档案馆两个联系点建设工作作出。
　　前不久，杨冬权局长再次来到中山进行为期三天的调研，肯定中山市做了很多开创性的工作：“一是先进的档案工作。档案信息化建设走文档一体化、馆室一体化、实体档案与电子档案一体化，是档案工作发展的一个方向，它通过档案实体与电子档案互相延伸、互相补充。实体档案要电子化，重要的电子档案要实体化，而且按照大数据的模式去管理、去传输、去利用。二是勇于创新档案工作体制，在全市范围内基本实现了‘市馆分馆’模式。中山虽然不是第一个建立镇级档案馆的，但是全面推动快，目前在全市范围内基本上全面开花。特别是市统一发文、明确档案馆的编制和它的机构性质的做法，走在了全国前面，极大地推动了乡镇一级的档案工作，实际上促使档案馆工作向基层延伸了。三是创新基层档案工作机制。中山实行的‘村档镇管’模式是一种有生命力的档案管理模式，因其源自镇加强管理的内生需要，可档案安全和规范保管。”
　　档案信息中心即将投入使用市民可实现“一站式”查档
　　把有效档案资源合理整合，让普通市民更方便地查找档案。中山市档案局从2007年6月正式启用“中山市电子档案馆管理系统”，主要用于全市党政机关、镇区机关、国有企业及部分村（社区），使用单位总数超过1080个，使用人员（终端）超过3400人，系统数据存储容量达33TB。
　　中山市档案局（馆）局（馆）长陈岚介绍，为了进一步完善全市档案信息资源大集中管理模式，走“文档一体化、馆室一体化、实体档案与电子档案一体化”之，按照“大数据”发展思，档案局以2012年中山市启动电子政务云平台建设为契机，从2013年4月7日正式启动中山市电子档案馆二期工程——中山市文件与档案管理服务平台项目建设，打造覆盖市、镇、村的文档管理服务平台，以档案信息化建设促进全市档案管理现代化，以档案“云管理”带动“云服务”。项目总投资500万元，应用了前置机、CA认证、归档格式自动转换、即时通讯、电子印章、二维条码等先进技术。该项目现已完成面向互联网用户的中山市文件与档案管理服务平台的搭建，共计有14台服务器运行工作，且已完成5轮系统功能测试，系统核心功能基本具备试运行条件，10月31日在小榄镇15个社区开始试运行，其后在三乡、黄圃等镇逐步推广试用。同时，本项目配套制度《中山市归档文件元数据采集规范》已在广东省档案局申报科研立项，目前已完成初稿并整理了119类档案分类元数据，计划在2015年与项目同步验收。“下一步，我们将进一步做好中山市文件与档案管理服务平台的推广应用工作，逐步将企业、村（社区）、学校、医院等全部纳入平台统一管理，实现市、镇、村全覆盖，并向普通市民提供家庭档案管理服务；争取实现市文档平台与各类业务信息系统的顺利对接，为实现全市档案信息资源共享创造条件。”
　　据了解，位于东区东苑、占地23亩、总建筑面积5.8万平方米、投资2.3亿元的市档案信息中心（档案新馆），于2010年动工建设，2013年8月完成土建，现正在进行内部装修，预计近期交付使用。“现阶段，我局积极与市发改局、财政局、经信局以及新馆建设单位等部门加强沟通，积极做好新馆搬迁有关准备事宜，争取2015年正式启用。”
　　陈岚介绍说，在新馆使用上，我们将继续“大档案”的发展思，全力将新馆打造成为具备档案安全保管、爱国主义教育、档案利用中心、信息查阅中心、电子文件备份中心“五位一体”功能的现代化新型综合档案馆。除了保管本馆接收的档案外，还容纳市城建档案馆、市档案室、市检察院档案室、市法院档案室，以“大档案”思维为集中保管全市档案实体、实现档案资源共享创造条件，解决了城建、等档案大户档案室库不足的困境，也可为广大提供“一站式”查档服务，实现、档案部门、社会三赢的局面。除了有保管功能，中心还有展示功能，设置内容相对固定的主题展厅，以“档案里的中山”为主题，利用馆藏资源，辅以声光电等多手段，反映中山历史文化与现代成就，向特别是中小学生、青少年进行爱国爱乡教育。在专题展厅，每年根据馆藏情况和社会需求，选取专题进行档案展示，让观众在多样化的专题档案展中感受档案文化的多彩缤纷。通过流动展厅，用于向外单位提供办展场地，达到“引进来”、“资源共享”的效果，使档案馆的爱国主义教育内容更丰富，辐射面更广。“那时，再来档案馆，就有更多的收获了”陈岚表示。
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